Det är inte helt ovanligt att en marknadsföringsplan gradvis rinner ut i sanden. Tiden blir kort, prioriteringar ändras och aktiviteter glöms bort.
Så hur kan man förhindra just detta? Med en contentkalender, förstås.
I en contentkalender planeras all publicering för kortare och längre perioder. Enklare i excel eller som post-its på en whiteboard, eller i ett för ändamålet avsett projektverktyg. Huvudsyftet är att skapa en gemensam plats med tillgång för alla intressenter, total transparens och inga tappade idéer. Kalendern ska vara ett levande dokument som kartlägger alla marknadsföringsaktiviteter inom ett projekt eller en organisation. Syftet är att alla intressenter har järnkoll på sina respektive ansvarsdelar genom hela projektet. Samtidigt som man hela tiden har koll på vad som har gjorts hittills.
Visualiserar innehållsstrategin över tid och över plattformar
I contentkalendern schemaläggs vad som ska publiceras och på vilka plattformar. Det går att ha flera innehållskalendrar för olika kanaler som sociala medier, e-postutskick, artiklar och så vidare. Det kan dock finnas en poäng i att samla allt på ett ställe för total överblick.
Följa strategin och hålla målen
En väl underhållen contentkalender hjälper kommunikatörerna att följa strategin och hålla uppställda mål. Alla kan också se hur det totala innehållet arbetar tillsammans med den övergripande kommunikationen.
En av de många fördelarna är möjligheten att visualisera innehållsstrategin över tid och över plattformar. Det tydliggör publiceringsbehov kring viktiga datum inom organisationen och visar direkt var det kan finnas hål i innehållsplaneringen. Med exempelvis sociala medier och nyhetsbrev sida vid sida med olika typer av content syns också den överlappning man annars kan missa.
Inte minst är en contentkalender ett sätt för hela teamet att ha koll på vad som pågår eller ska göras. Ju mer öppet och transparent, desto bättre. Även externa intressenter kan bjudas in för att få en överblick över den löpande kommunikationsplaneringen. Det ligger då också på deras eget ansvar att hålla sig uppdaterade.
Fördelarna är som sagt flera.
1: Deadlines och förväntningar tydliggörs
När du tilldelar uppgifter och deadlines till specifika personer blir det tydligt vad som gäller. Nu blir det mycket lättare att driva marknadsplanen framåt. Ingen kan hävda att de inte visste. En contentkalender visar också på överlappande deadlines. Konflikter i schemaläggningen blir tydliga och kan justeras tidigt av dig och ditt team.
2. Glasklart vem som ansvarar för vad
En välorganiserad content-kalender tydliggör vem som ansvarar för varje del. Avdela en person att hantera och uppdatera själva kalendern och se till att deadlines hålls. Själva kalendern ska vara lättillgänglig för alla och identifiera vem som är ansvarig för att leverera varje del av planen och när.
3. Tydliga budskap
En annan fördel är hanteringen och synligheten av ditt företags eller din organisations budskap. Din kalender kan exempelvis innehålla titlar på whitpapers och e-guider, vinklar på inlägg och artiklar, rubriker på event och presentationer, budskap i olika kampanjer och ämnesrader för olika utskick.
Låt gamla aktiviteter ligga kvar. Att se tillbaka på tidigare aktiviteter och budskap kan hjälpa dig att välja de bästa aktiviteterna och de bästa tidpunkterna för dessa.
4. Koll på kostnaderna
Även om din contentkalender inte är ett budgetkalkylblad, kan det vara bra att lista kostnader och resurstid för varje aktivitet. Det blir också tydligt för alla hur varje aktivitet kopplas till marknadsbudgeten.